私人股份有限公司（私人公司）是獨立的法律實體，可以有限法律責任經營業務，同時也必須履行各項責任，包括按時向公司註冊處處長申報資料，以便公眾查閱。根據香港法例第622章《公司條例》，私人公司須在成立為法團的首個周年日後的42日內提交周年申報表。
私人公司若未能在訂明時限內提交周年申報表，公司及其每名責任人（包括董事及公司秘書）即屬違反公司條例，可被檢控。《公司條例》第622條規定，相關檢控一經定罪，可被處失責罰款，每次失責最高可被處罰港幣50,000元，如持續失責，更可被處按日計算的失責罰款。另外，逾期繳交周年申報表，須繳付大幅提高的登記費用，費用為港幣870至3,480元不等。
為避免上述提及未能提交周年申報表的相關處罰，如公司沒有營業，公司負責人可考慮根據《公司條例》第5條宣布公司處於不活動狀態並向公司註冊處交付有關的特別決議，從而獲得豁免交付周年申報表的責任。但如該私人公司屬不活動公司的生效日期在該公司成立周年日後的42日後，則仍需交付該年的周年申報表。但緊記如不活動公司進行任何會計交易或交付特別決議宣布公司擬進行會計交易，該公司交付周年申報表的豁免將自該會計交易的日期起停止，即不再是不活動公司。一項交易是否屬《公司條例》第2條所指的會計交易，應徵詢獨立的專業意見。
總結而言，每名高級人員均有責任遵從《公司條例》的規定，包括在訂明時限內確保該私人公司向公司註冊處處長交付法定申報表，及適時申報資料的更改以確保該私人公司的公眾紀錄載有最新及準確的資料。
王雅媛執業律師