根據公司條例 （香港法例第622章），所有於香港成立的私人有限公司的若干基本資料必須於香港政府公司註冊處進行申報，並供公眾查閱。
香港的私人有限公司每年均需要在成立的周年日期的42日內向公司註冊處提交周年申報表。公司須在周年申報表中披露的主要資料包括﹕註冊辦事處地址、董事姓名、董事住址、股東姓名及股權架構等。逾期提交周年申報表者均需繳付較高的註冊費用，而在某些情況下，更可能被起訴，並交由法院審理是否應處以罰款。
除提交周年申報表外，公司亦有很多其他需要進行申報的情況。較常見的例子包括公司發行新股份、變更董事或公司秘書等。公司必須在發行新股份後一個月內向公司註冊處提交股分配發申報書，而公司在董事或公司秘書變更後則須在15日內向公司註冊處提交更改公司秘書及董事通知書。
公眾在查閱公司的資料時，必須明白資料申報會有滯後的情況出現。如上所述，公司只須於股份發行後的一個月內作出申報，董事變更後的15日內作出申報，再加上公司註冊處處理申報需要一段時間，公眾查閱的公司資料未必實時反映公司當日的最新情況。
另一項需要留意的是，公眾不能排除公司遲報或錯報的情況。因此，處理重要交易時，交易各方不能單純倚賴公司註冊處查冊所得的申報資料。如有需要，應直接向對方要求審閱相關公司現存的股東名冊、董事名冊及其他公司文件。
蕭鎮邦執業律師